Nằm sâu dưới mặt đất 12 m, ở tầng hầm thứ ba của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ) là hệ thống kho lưu trữ được đánh giá hiện đại nhất Đông Nam Á. 

Nơi đây đang bảo quản nhiều tài liệu đặc biệt quý hiếm, có tuổi đời từ năm 1945 đến nay, theo chế độ hết sức nghiêm ngặt cả về độ ẩm, nhiệt độ, điều kiện thông gió, an toàn phòng cháy, chữa cháy để đảm bảo cho các tài liệu được an toàn tuyệt đối, lưu giữ vĩnh viễn, trường tồn cùng năm tháng.

Trong số đó, phải kể đến hai khối tài liệu rất quan trọng được công nhận là Bảo vật quốc gia gồm tập Sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ cộng hòa từ năm 1945 đến năm 1946 và bộ sưu tập các mẫu Quốc huy của Việt Nam ra đời năm 1953.

Tuân thủ quy trình khắt khe

Tập Sắc lệnh với những bản gốc, độc bản, có hình thức độc đáo, nhiều bản có bút tích sửa chữa, bổ sung nội dung dưới dạng viết tay và có giá trị pháp lý của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Có 87 Sắc lệnh do Chủ tịch Hồ Chí Minh ký, 25 Sắc lệnh do Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp thay mặt Chủ tịch Chính phủ ký và 6 Sắc lệnh còn lại có bút tích sửa chữa và đánh máy ghi tên Bộ trưởng Võ Nguyên Giáp. Nội dung của các Sắc lệnh phản ánh chân thực nhất hiện thực lịch sử, chính trị, xã hội của dân tộc Việt Nam cuối năm 1945, đầu năm 1946, về những vấn đề nổi bật trong công cuộc xây dựng, củng cố chính quyền.

Để có được một kho tàng di sản quốc gia như ngày hôm nay là sự dày công, kiên trì, tỉ mỉ, sự cống hiến, hy sinh thầm lặng của các cán bộ, viên chức ngành lưu trữ. Do tài liệu được tiếp nhận đa phần ở tình trạng không tốt, để kéo dài tuổi thọ, trước khi đưa vào kho, các tài liệu đều phải qua công tác xử lý nghiệp vụ như vệ sinh, tu bổ, ... khi bị hư hỏng.

Ông Võ Thiết Cương, Trưởng phòng bảo quản tài liệu, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cho biết, công tác bảo quản tài liệu phải tuân thủ quy trình khắt khe, đặc biệt là quy trình xuất, nhập tài liệu, tu bổ, bồi đền, khử axit; phải theo dõi nhiệt độ, độ ẩm hằng ngày và vệ sinh cẩn thận theo tiêu chuẩn lưu trữ quốc gia. Công tác này có những khó khăn, có độ rủi ro, nếu thiếu kinh nghiệm và thiếu cẩn thận sẽ dễ thất lạc. Do vậy, những viên chức thực hiện nhiệm vụ này ngoài yêu cầu phải có đạo đức nghề nghiệp tốt, có trình độ, năng lực, còn cần phải có tính tỉ mỉ, cẩn thận.

Theo chia sẻ của bà Nguyễn Bích Thủy, Trưởng phòng tài liệu nghe nhìn Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phần lớn các tài liệu ảnh, băng đĩa Trung tâm tiếp nhận từ các cá nhân, gia đình đều không được bảo quản tốt, nhiều tấm ảnh bị mờ, ố mốc, băng đĩa có tình trạng xấu. Khi tiếp nhận về, các cán bộ, viên chức nơi đây phải tiến hành các bước xử lý nghiệp vụ, tu bổ, phục chế để đạt tiêu chuẩn nhất định, sau đó đưa vào bảo quản tại kho, số hóa để kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

"Chúng tôi thường xuyên có những biện pháp để xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu như công tác vệ sinh kho, vệ sinh tài liệu. Đối với các tài liệu bị hư hỏng, cần phải có sự tu bổ, bồi đền để khắc phục tình trạng thiệt hại đã xảy ra. Trong quá trình thực hiện, có những biện pháp khác như phải xử lý đối với những tài liệu bị nấm mốc hoặc những tài liệu đã qua thời gian, đặc biệt là qua thời chiến tranh bị hư hỏng", bà Trần Việt Hoa, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cho hay.

Gìn giữ cho muôn đời sau

Gìn giữ, bảo quản những tài liệu lưu trữ, đặc biệt là những bảo vật quốc gia là vô cùng quan trọng. Với sự quan tâm của Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã được đầu tư kho tàng bảo quản hiện đại nhất khu vực Đông Nam Á, trang thiết bị trong kho được nhập khẩu từ các nước có các tiêu chuẩn quốc tế về lưu trữ. Nhờ đó, Trung tâm có điều kiện đưa vào kho chuyên biệt đối với đối với từng loại hình tài liệu. Mỗi tài liệu có tiêu chuẩn bảo quản riêng, đảm bảo yêu cầu về độ ẩm, nhiệt độ, điều kiện thông gió, an toàn về phòng cháy, chữa cháy. Các tài liệu lưu trữ được đưa vào bảo quản trong các hộp, cặp để kéo dài tuổi thọ, sự an toàn, bảo đảm phát huy giá trị tài liệu cho muôn đời sau.

"Điều kiện khí hậu ở Việt Nam rất khắc nghiệt, khi đưa tài liệu vào trong kho, hay đưa ra để sử dụng thì sự chênh lệch về nhiệt độ cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến an toàn của tài liệu. Chúng tôi cũng phải cố gắng bằng nhiều biện pháp để tài liệu không bị tác động về mặt vật lý. Trong quá trình di chuyển không làm ảnh hưởng đến tài liệu cũng như sự an toàn về thông tin tài liệu. Chúng tôi tiến hành việc kiểm đếm bàn giao tài liệu rất chặt chẽ, rõ ràng", bà Trần Việt Hoa chia sẻ.

Cũng theo bà Hoa, một trong những giải pháp quan trọng để bảo đảm sự an toàn của tài liệu là bên cạnh việc hướng dẫn độc giả cẩn trọng trong quá trình sử dụng, tiếp xúc với tài liệu, Trung tâm đã đẩy mạnh công tác số hóa để tránh đưa các tài liệu bản gốc ra sử dụng.

Ở bất cứ thời đại nào cũng vậy, tài liệu lưu trữ luôn đóng vai trò rất quan trọng. Ngoài việc bảo quản, các trung tâm lưu trữ quốc gia cũng chú trọng công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ tư. Hiện các trung tâm lưu trữ quốc gia đang bảo quản hàng trăm phông, khối tài liệu lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ, trong đó có nhiều tài liệu có giá trị quan trọng trên nhiều lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, phục vụ công tác nghiên cứu và khai thác của các tổ chức, cá nhân.