Bởi bối cảnh lịch sử, cũng như những hạn chế về điều kiện bảo quản, khá nhiều tư liệu quý (chủ yếu ở dạng giấy) tại các trung tâm lưu trữ, các di tích lịch sử hoặc các dòng họ, cộng đồng từng rơi vào tình trạng xuống cấp với nhiều mức độ khác nhau: Ố vàng, mủn, giòn gãy thành từng mảnh - thậm chí vón cục như gỗ. Để rồi nhiều năm qua, nỗ lực "hồi sinh" nguồn tư liệu ấy vẫn diễn ra âm thầm.

1. Nhiều kinh nghiệm và câu chuyện liên quan tới quá trình này đã được chia sẻ trong tọa đàm Bảo quản phục chế tài liệu lưu trữ - Để ký ức luôn hồi sinh, diễn ra ít ngày trước tại Huế.

Theo đó, do đặc tính vật lý, sự xuống cấp theo thời gian của các tư liệu lưu trữ gần như là điều khó tránh khỏi ở mọi trường hợp. Bởi vậy, không có gì lạ khi các đơn vị đầu ngành trong lĩnh vực lưu trữ luôn phải giải quyết vấn đề này, với việc từng bước vượt khó và tìm tòi áp dụng các giải pháp xử lý.

Có thể lấy trường hợp của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là ví dụ điển hình. Hiện, Trung tâm có gần 5.100 mét giá tài liệu được bảo quản, bao gồm 2 khối tư liệu Hán Nôm thời phong kiến và tư liệu tiếng Pháp thời Pháp thuộc. (Theo quy ước, 1 mét giá tài liệu tương đương với chiều dài 1 mét của các tài liệu được xếp đứng, sát vào nhau trên giá bảo quản).

Như chia sẻ của ông Trần Đăng Phương, Trưởng phòng Xử lý nghiệp vụ tại Trung tâm, ở thời điểm mới thành lập (1962), do tác động của thời gian, chiến tranh, khí hậu và nhiều tác nhân khác, có tới 80% các tài liệu này bị hư hỏng ở các mức khác nhau (ố vàng, giòn, rách, mủn, tàn mờ). Trong đó, nhiều bản vẽ và bản đồ ở vào tình trạng giòn gãy vụn, còn một số Châu bản triều Nguyễn bị bết dính, đóng cục như gỗ.

Từ thực trạng này, vào năm 1977, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I chính là đơn vị đầu tiên thử nghiệm công tác tu bổ tư liệu lưu trữ trên toàn quốc. Tới năm 1999, Trung tâm đã tiến hành thử nghiệm tu bổ tư liệu trên nhiều loại giấy với các mức độ hư hỏng khác nhau, từ đó xây dựng các quy trình mẫu như Tu bổ tư liệu tiếng Pháp và bản đồ, Tu bổ tài liệu một mặt, hai mặt, Tu bổ tài liệu khổ lớn, Tu bổ tài liệu bằng vải, Khử a xít, Xử lý nấm mốc… Hiện tại, đây vẫn là các quy trình hoàn chỉnh để thống nhất công tác tu bổ tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia.

Riêng với Châu bản triều Nguyễn (từng được UNESCO vinh danh là Di sản tư liệu thế giới khu vực châu Á - Thái Bình Dương vào năm 2014 và Di sản Tư liệu thế giới vào năm 2017), việc bóc tách, tu bổ khối tư liệu này được Trung tâm bắt đầu tiến hành từ năm 1993 - và tiếp đó, tới năm 1997 là giai đoạn phối hợp nghiên cứu, thực nghiệm, xây dựng quy trình tu bổ.

2. Như những thông tin được chia sẻ từ Trung tâm, về cơ bản, quá trình phục chế các tài liệu lưu trữ luôn đòi hỏi rất nhiều yếu tố về chuyên môn, kinh nghiệm, vật liệu hay công nghệ hiện đại. Thêm nữa, nhiều trường hợp không thể "áp định mức" về thời gian hoàn thành hoặc khối lượng công việc do hiện trạng đặc thù.

Chẳng hạn, sau quá trình làm việc với các chuyên gia về tu bổ văn bản cổ của Mỹ vào năm 2019, nhiều kinh nghiệm quý báu đã được chia sẻ với phía Trung tâm. Cụ thể, với trường hợp các khối Châu bản bị hỏng nặng nhất, việc khôi phục khối tư liệu quý giá này phụ thuộc vào tình trạng riêng của từng tờ. Theo đó, có những số tập Châu bản chỉ cần tập trung, cẩn thận bóc tách và có thể hoàn thành khâu này sau 24 giờ làm việc.

Ngược lại, có những tập Châu bản trong quá khứ đã bị ẩm ướt quá lâu, dẫn tới nhiều loại nấm sinh sôi, ăn hết thành phần gỗ của giấy và khiến các trang giấy dính chặt vào với nhau. Số văn bản này cần được nghiên cứu thử giảm độ ẩm trên một phần văn bản xuống khoảng 15% để dễ bóc tách.

Rồi, khó khăn nhất trong khâu khôi phục tư liệu là trường hợp của những tờ giấy dó cổ có thêm thành phần đất sét. Khi gặp nước, thành phần này biến thành chất keo, làm cho khả năng thành công của việc bóc tách là rất thấp. Do vậy, theo chuyên gia tư vấn, khi chưa phân tích thành phần giấy, một số tờ tư liệu không thể tách rời và bị ngược chữ có thể áp dụng kỹ thuật gương phản để đọc nội dung các trang. Còn những trường hợp "không chắc chắn cao về thành công" cần duy trì hiện trạng, và chờ công nghệ phát triển trong tương lai để tiếp tục tu bổ.

Hoặc, trong một số trường hợp, kỹ thuật bồi mặt văn bản hư hỏng có thể áp dụng, với việc sử dụng loại giấy thủ công được đặt từ Nhật Bản. Đây là loại giấy mỏng, hoàn toàn có thể nhìn xuyên thấu nội dung văn bản, vì thế giúp gia cố bề mặt văn bản mà không cần mở 2 nửa văn bản, hoặc không cần tháo quyển như sách.

Còn ở góc độ bảo quản, sau khi khôi phục, các tư liệu thường trải qua các quá trình xử lý tiếp theo như vệ sinh tài liệu, ép nhiệt chân không, khử a-xít Bookkeeper... Tiếp đó, các tư liệu này được số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu và bảo quản chuyên dụng theo hình thức "kho trong kho". Dựa trên cơ sở dữ liệu đã được xây dựng và số hóa, việc sử dụng các tài liệu gốc có thể được hạn chế ở mức độ thấp để tăng tuổi thọ.

Nhìn chung, để có thể đáp ứng được yêu cầu đặc thù về phục chế và bảo quản tư liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã có nhiều chương trình tập huấn, phối hợp làm việc với các chuyên gia quốc tế đến từ Mỹ, Đức, Nhật Bản, đồng thời cử cán bộ đi học tập, trao đổi kinh nghiệm tại nước ngoài. Như thống kê, hàng năm Trung tâm tu bổ khoảng 40 ngàn - 60 ngàn tờ tư liệu, và đến nay đã tu bổ được gần 1,37 triệu tờ tư liệu bị hư hỏng.

(Còn tiếp)